Nâng cao hiệu suất làm việc chắc hẳn là cụm từ mà bạn được nghe rất nhiều. Với sự phát triển của xã hội và những yêu cầu ngày càng khắt khe hơn, năng suất làm việc quyết định rất nhiều tới sự phát triển cá nhân nói riêng và sự phát triển của một tổ chức nói chung. Có rất nhiều nguyên lý, công thức để nâng cao hiệu suất khi làm việc. Tuy nhiên ít ai biết rằng có những điều nhỏ bé nhưng lại ảnh hưởng rất lớn tới cả hệ thống. Bạn đã từng bao giờ nghĩ đến việc dọn bàn làm việc để bắt đầu một ngày mới đầy hứng khởi chưa. Nếu chưa từng hoặc đang hoang mang không biết bắt đầu từ đâu thì đây là bài viết dành cho bạn.
https://noithatfami.pro
Vì sao bạn cần sắp xếp bàn làm việc
Trước khi nói đến lý do vì sao cần sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp thì bạn cần hiểu “ngăn nắp” là gì. Ngăn nắp là trạng thái xếp đặt gọn gàng, đúng vị trí, đâu ra đấy mọi vật trong một khoảng không gian xác định, đặc biệt là dễ dàng ghi nhớ và cần tới.
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều loại bàn làm việc với đủ chủng loại, thương hiệu, kích cỡ và thiết kế khác nhau. Có những loại bàn có kích thước bé (bàn xếp, bàn gấp) thì gần như bạn không phải sắp xếp gì trên bàn. Tuy nhiên với mục đích làm việc với thời gian lâu và khối lượng công việc lớn thì hầu hết các bàn làm việc sẽ khá to, chứa nhiều tài liệu và các vật dụng liên quan. Xuất phát từ đặc điểm này mà việc sắp xếp là cực kỳ cần thiết.
https://news.hanoicomputer.vn
Sắp xếp bàn làm việc để dễ dàng tìm kiếm
Hãy tưởng tượng trên bàn làm việc của bạn có rất nhiều các loại tài liệu lộn xộn, dụng cụ văn phòng, đồ dùng cá nhân hoặc thậm chí là đủ loại đồ ăn thức uống vương vãi và bạn đang trong tình huống cần nộp gấp một tài liệu. Thay vì mất 1 giây cầm tài liệu đó lên thì bạn sẽ mất khoảng vài phút hoặc thậm chí vài chục phút tùy thuộc vào mức độ bừa bộn trên bàn chỉ để tìm một tài liệu. Trong khoảng thời gian đó bạn hoàn toàn có thể làm việc khác. Đây là điểm phân biệt giữa tối ưu hóa và không tối ưu hóa thời gian làm việc.
Ngoài vấn đề thời gian thì sắp xếp bàn làm việc còn liên quan đến vấn đề tối ưu hóa không gian và bảo mật. Nếu bàn làm việc quá bừa bộn thì lượng không gian còn lại để bạn làm việc sẽ không nhiều. Ngoài ra, với những công việc yêu cầu độ bảo mật cao như luật,... thì sắp xếp tài liệu lộn xộn, không theo quy chuẩn không chỉ là vấn đề về mặt hình thức mà còn có khả năng mất hoặc bị đánh cắp thông tin (dành cho dân văn phòng). Vậy nên sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp là việc không quá khó nhưng cực kỳ quan trọng.
Sắp xếp bàn làm việc có tác động tới tinh thần làm việc
Nếu cho bạn lựa chọn làm việc ở bàn lộn xộn, không sạch sẽ và bàn ngăn nắp, tinh tươm thì bạn sẽ lựa chọn cái nào. Sự thoải mái và không bị phân tâm trong công việc là yêu cầu cực kỳ quan trọng ảnh hưởng tới tinh thần của người làm. Chưa kể tốn thời gian tìm kiếm vật dụng, tài liệu trên mặt bàn lộn xộn còn dễ khiến bản thân người dùng stress.
Một chiếc bàn còn là cơ sở để người xem đánh giá tính cách và thái độ làm việc của người dùng. Rõ ràng người luôn sắp xếp bàn ngăn nắp sẽ được đánh giá về sự cẩn thận, tỉ mỉ và thái độ làm việc chuyên nghiệp hơn người bừa bộn và cẩu thả trong cả những chi tiết nhỏ như sắp xếp bàn làm việc.
Những nguyên tắc cần nhớ để việc sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp hơn
Đặt những gì ở các góc bàn
Đầu tiên là góc bên phải bàn làm việc. Thông thường chủ yếu người dùng sẽ thuận tay phải. Do đó bạn nên để các vật dụng văn phòng hoặc các đồ dùng thường xuyên cần sử dụng như tài liệu, lọ đựng bút,... ở phần góc bên phải. Ngoài ra, đèn bàn để bên phải là lựa chọn được khuyến khích bởi góc sáng tốt cho mắt và không vướng dây đèn trong trường hợp bạn cần để nhiều thứ.
Với góc bên trái thì nên ưu tiên các đồ dụng nặng hoặc cồng kềnh. Thông thường đây sẽ là những vật dụng không thường xuyên sử dụng nhưng vẫn cần thiết trong nhiều trường hợp. Ngoài ra, với bàn có diện tích lớn và tùy theo nhu cầu, người dùng cũng có thể đặt các công cụ trang trí như sổ, khung ảnh hay lọ cây nhỏ.
https://news.hanoicomputer.vn
Sử dụng thông minh các khoảng trống
Có thể bạn không biết nhưng những không gian chết trên bàn thường bị bỏ qua. Dù bàn lớn hay bé thì tận dụng tối ưu các khoảng không gian cũng là lựa chọn thông minh. Phần góc trái bên gầm bàn là một ví dụ. Đây là phần không thể để tài liệu hay bất cứ thứ gì cần thiết bởi đặc điểm khuất tầm nhìn. Tuy nhiên bỏ một chiếc sọt rác nhỏ vừa tiện lợi lại không ảnh hưởng tới mỹ quan sẽ là một gợi ý hay. Tương tự những phần khoảng trống khác bạn có thể tùy vào nhu cầu để có các thiết kế riêng.
Đừng để ngăn kéo lộn xộn
Bạn biết không, có những chiếc bàn làm việc nhìn ngoài thì rất gọn gàng nhưng khi mở ngăn kéo ra lại là một thế giới hoàn toàn khác. Không quá nếu ví đây là một bãi chiến trường phiên bản thu nhỏ. Thay vì tiện tay để tất cả những thứ bạn không nỡ vứt đi, xin hãy phân biệt rõ ngăn kéo và sọt rác. Bạn chỉ nên để những vật nhỏ, dễ mất như USB, danh thiếp, thư mời hay những vật cá nhân vào ngăn kéo nếu thật sự cần lưu trữ. Với những không gian nhỏ và kín như ngăn kéo thì tối giản là chìa khóa vàng.
https://news.hanoicomputer.vn
Gợi ý các bước sắp xếp thông minh cho bàn làm việc
Bước 1: Suy nghĩ
Đây là bước đầu tiên nhưng lại là bước khó nhất. Giống như khi bước vào một cuộc chiến, bạn cần hoạch định sách lược, chuẩn bị tinh thần và lực lượng. Dọn dẹp cũng vậy. Đầu tiên bạn phải biết mình nên bắt đầu từ khu vực nào trước, tuần tự các bước thế nào. Thứ hai là bạn cần nghĩ xem mình sẽ giữ lại cái gì và bỏ đi cái gì. Bỏ đi bao giờ cũng khó hơn giữ lại. Mấu chốt của phong cách sống tối giản là dám bỏ đi. Việc suy nghĩ trước khi dọn dẹp giúp bạn sắp xếp có phương hướng, tránh việc càng dọn càng hoang mang vì không biết nên bắt đầu từ đâu.
Bước 2: Bắt tay
Nếu chỉ ngồi nghĩ mà không làm thì sẽ không bao giờ có chiếc bàn làm việc ngăn nắp. Vậy nên hãy bắt tay ngay vào những hành động sau:
Bật một bài nhạc khiến bạn thấy thư thái (tùy chọn)
Phân loại đồ dùng vật dụng thành 3 loại: giữ lại, vứt đi và đang suy nghĩ. Thông thường hai loại đầu thì rất dễ chọn. Cái thứ 3 sẽ yêu cầu sự quyết đoán và tinh thần hi sinh nhiều hơn. Bạn cần đặt câu hỏi cho mình là “Bạn có nhất thiết cần những vật này không?”, “Không có vật này có thật sự ảnh hưởng đến quá trình làm việc của bạn không?”. Trả lời xong những câu này thì bạn đã có cho mình quyết định rồi đấy.
Sau khi phân loại thì hãy tiến hành sắp xếp các đồ vật thuộc nhóm “giữ lại” vào đúng vị trí mà bạn vạch ra trong đầu ở Bước 1.
Đây là yêu cầu không bắt buộc nhưng để tăng thêm sức sống cho bàn làm việc và tâm hồn thêm thư thái thì bạn có thể để thêm các đồ trang trí hoặc cây xanh. Tuy nhiên lưu ý là tránh rườm rà và chỉ để nếu bạn thật sự cảm thấy cần thiết.
https://noithatduckhang.com.vn
Bước 3: Nghỉ ngơi
Sau hai bước trên thì hẳn là bạn khá mệt và cảm thấy việc dọn dẹp rất stress. Tuy nhiên trong quá trình làm việc bạn khó mà giữ cho mọi vật nguyên trạng. Vậy nên dọn dẹp là quá trình chứ không chỉ là hành động bột phát. Hãy nghỉ ngơi và tự thưởng cho mình một vài món đồ yêu thích sau những nỗ lực trên để tạo động lực cho các lần dọn dẹp đầy năng suất sau này nhé.
https://noithatduckhang.com.vn
Lời Kết
Hy vọng qua những hướng dẫn ở trên bạn đã có cho mình những mẹo nhỏ bỏ túi thật hữu ích. Chỉ cần gọn gàng một chút thì bạn đã có trong tay không gian làm việc cực kỳ năng suất.
0 Nhận xét