Trong công việc hay chơi trò chơi chúng ta sẽ có những đội nhóm cùng làm việc, thực hiện những việc mà cần đến sự hỗ trợ tương tác lẫn nhau khi hoạt động để đạt kết qua cuối cùng. Đó là làm việc nhóm, vậy làm việc nhóm là gì và chúng ta cần phải làm thế nào để khi làm việc nhóm có hiệu quả tốt nhất?
Làm việc theo nhóm là tập hợp 2 hoặc nhiều người để hoàn thành một mục tiêu nhất định.
Các loại hình
Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức:
- Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài.
- Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn.
Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
Các giai đoạn phát triển của làm việc theo nhóm
Có 4 giai đoạn chính trong sự hình thành và phát triển của làm việc theo nhóm, đó: Hình thành, Sóng gió, Chuẩn hóa và Thể hiện.
- Hình thành: Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành nhóm làm việc. Tập hợp của các cá nhân khác biệt này giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội. Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu...
- Sóng gió: Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở. Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau. Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm. Mức độ không hài lòng tăng dần, cảm giác bất mãn tăng lên. Các cá nhân có hành vi không thể chấp nhận được phải bị đào thải chính trong giai đoạn này.
- Chuẩn hóa: Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết. Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn thiện. Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này. Sự chân thành, tin tưởng trở nên rõ nét hơn.
- Thể hiện: Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm. Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ. Mức độ cam kết về công việc cao. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm.
Trong giai đoạn sau đó, nếu việc duy trì tốt, nhóm tiếp tục thể hiện tốt, nếu không, sẽ đi vào giai đoạn Tan rã. Việc kết thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này.
Chọn thành viên cho nhóm từ một tập thể:
Việc chọn thành viền và tự tham gia theo ý muốn là điều thường thấy khi tham gia một hoạt động nào đó, các thành viên thường làm việc với nhau, nói chuyện với nhau có xu hướng kêu gọi nhau cùng vào một nhóm. Người đứng đầu cuộc thi hay một dự án họ không chỉ muốn kết quả của quá trình làm việc mà hơn hết là việc mà các thành viên trong nhóm làm việc cùng với nhau như thế nào? Liệu có tốt hay là không?
Người đứng đầu có thể chọn ra những nhóm trưởng có thành tích tốt trước đó, hay để các thành viên khác tự ứng cử cho một ai đó lên làm nhóm trưởng rồi nhóm trưởng sẽ chọn cho mình những thành viên mà mình cảm thấy dễ làm việc nhóm nhất. Tuy nhiên có những cuộc thi sẽ phải làm việc với những người mà mình chưa từng làm việc hay đó là do người đứng đầu chọn cho mình chứ không phải là nhóm trưởng chọn. Liệu công việc của nhóm có trở lên dễ dàng hay khó khăn hơn? điều này sẽ phụ thuộc vào những yếu tố khác như đề tài cuộc thi, sự hiều biết giữa những thành viên xa lạ và những quan điểm của họ.
Đưa ra người đứng đầu:
Với việc tìm ra người đứng đầu, ứng cử cho một người nào đó sẽ dễ dang khi trong nhóm đó có thành viên với thành tích nổi trội và khả năng ứng biến tốt, nhưng nếu có hơn 2 người như vậy cộng với việc thiếu nhường nhịn là điều dẫn đến sự mất thời gian và sự giằng co trong nhóm. Trong hoàn cảnh như vậy việc người còn lại cần phải nhường sự dẫn đầu là việc phải làm, bạn cũng có thể làm nhóm phó thay vì nhóm trưởng.
Người đứng đầu hay nhóm trưởng cần phải nắm rõ về công việc của nhóm cũng như cách thức hoạt động và những khả năng của từng thành viên để giao cho họ những nhiệm vụ phù hợp. Biết phân chia thời gian hợp lý, quan sát thay đổi cho phù hợp những công việc trong nhóm. Tạo dựng được sự liên kết giữa những thành viên trong nhóm, nếu có vấn đề phát sinh phải biết cách tháo gỡ.
Ghép cặp đôi, cặp ba...v.v:
Trong khi làm việc nhóm, không phải khi nào một thành viên là làm một việc mà một việc sẽ có thể là nhiều thành viên cùng làm. Nhóm trưởng phải biết chọn ai với ai là người làm việc đó dễ dàng, ít nảy sinh những vấn đề. Tuy nhiên việc chọn những thành viên theo ý mình mà không thực sự tốt sẽ dẫn đến những điều không tốt trong nội bộ của nhóm, như làm việc qua loa, không hết mình hay mâu thuẫn giữa nhóm trưởng và các thành viên. Nhóm trưởng có thể để cho những thành viên của mình tự chọn cặp trước rồi mới chỉnh sau để tăng sự thân thiện và cảm tình giữa những thành viên và nhóm trưởng.
Giải quyết mâu thuẫn:
Mâu thuẫn xảy ra khi làm việc nhóm là điều khó tránh khỏi trong khi làm việc. Nó có thể xảy ra giữa những thành viên trong một cặp hay các cặp trong một nhóm hoặc là giữa những thành viên với nhóm trưởng.
Để tránh những mâu thuẫn, hoặc không để các mâu thuẫn ngày càng lớn hơn chúng ta nên xây dựng bầu không khí thân thiện, thoải mái ngay từ đầu và đưa ra những ý kiến hay điều gì khi làm việc cần tránh và nếu nó xảy ra thì cần giải quyết như thế nào. Ông bà ta có câu: đầu xuôi đuôi lọt. Những việc đầu tiên tốt thì những việc sau sẽ trở lên dễ dàng và đạt kết quả hơn.
Mâu thuẫn không chỉ xảy ra ở trong nhóm mà còn có thể xảy ra giữa các nhóm, và có thể là đối với người đứng đầu. Vì một kết quả sai nào đó mâu thuẫn sẽ hình thành. Đối với việc này chúng ta nên tìm cách hòa giải, có thể đưa ra ý kiến còn nếu không được thì chúng ta nên chấp nhận và thích nghi với nó, quan trọng là cách mà chúng ta giải quyết thế nào? Có gây ảnh hưởng hòa khí giữa mọi người hay không?
Gắn kết những thành quả:
Những thành viên trong nhóm sẽ được giao làm nhiệm vụ khác nhau và kết quả của từng phần sẽ được gộp chung lại thành kết quả cuối cùng. Việc kết quả sai ở một giai đoạn hay phần nào đó là điều có thể xảy ra việc trách mọc ở đây là không nên vì sẽ dẫn đến những điều không tốt, không khí làm việc nhóm có thể căng thẳng sẽ khó làm việc hơn. Thay vào đó chúng ta nên động viên, nhóm trưởng có thể hoán đổi người có khả năng hơn và động viên người chưa chưa hoàn thành.
Những điều quan trọng:
- Cái tôi trong làm việc nhóm và tự nhận là mình có khả năng là điều khó tránh khỏi khi làm việc nhóm. Chúng ta nên hạ thấp bản thân và lắng nghe những ý kiến xung quanh.
- Nhường nhịn lẫn nhau trong khi làm việc nhóm.
- Chấp nhận những kết quả sai dù biết đó là đúng nếu nó ảnh hưởng xấu đến nhóm.
- Sử dụng từ ngữ thân thiện, tránh những lời lẽ gắt gỏng hay ra lênh ai đó khi làm việc nhóm.
- Dù kết quả thế nào cũng không quan trong bằng việc nhóm đã làm việc cùng nhau như thế nào.
Trên đây là bài viết sơ lược vẫn còn nhiều thiếu sót, có góp ý gì mong các bạn nói và bình luận phía dưới nhé! Cảm ơn các bạn đã ghe thăm blog của mình nhoa. ^^!
0 Nhận xét